Digitalisasi membuat berbagai proses yang rumit secara manual menjadi lebih mudah. Bukan berarti digitalisasi tidak memiliki kekurangan. Kekurangan sistem digital salah satunya adalah perlunya waktu untuk mempelajari serta beradaptasi dengan sistem tersebut. Terutama bagi orang yang tidak begitu melek teknologi di mana proses penyesuaian mungkin akan terasa lebih sulit dan membutuhkan waktu lama. Selain itu, sistem digital juga memiliki kekurangan lain, yaitu risiko kebocoran privasi pengguna. Misalnya pada proses pengadaan barang secara digital (e-procurement) menggunakan software pengadaan barang digital. Meski begitu, hal ini dapat dihindari dengan memilih mitra serta platform yang tepat dan dapat dipercaya. Dengan begitu, e-procurement dapat memberikan manfaat dengan maksimal kepada perusahaan.
Baca juga : Keunggulan Software Pengadaan Barang Digital
E-Procurement Lebih Transparan dan Aman
Keterbukaan dan transparansi dalam proses pengadaan barang secara digital menggunakan software pengadaan barang digital memang berisiko membocorkan privasi pengguna. Namun, hal ini tidak akan terjadi jika platform dan mitra yang bekerja sama dengan perusahaan dapat dipercaya. Ketika bekerja sama dengan mitra dan platform yang dapat dipercaya, keterbukaan dan transparansi dalam sistem digital akan menjadi hal yang baik bagi perusahaan. Pasalnya, sistem tersebut memungkinkan seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang untuk memiliki akses terhadap informasi pengadaan. Artinya, semua data persetujuan serta transaksi yang dilakukan dapat diakses oleh pihak-pihak yang terlibat. Dengan cara inilah proses pengadaan menjadi lebih transparan dan dapat dipantau oleh perusahaan dengan detail. Data yang dapat dilihat tidak terbatas pada data transaksi yang sedang berlangsung, tetapi juga rencana pembelian dan riwayat transaksi. Artinya, berbagai informasi penting tersebut dapat diakses dengan mudah dan cepat sehingga tim pengadaan barang dapat membuat keputusan dengan lebih mudah sebelum melakukan follow-up persetujuan transaksi.
Selain mempermudah dalam akses informasi terkait pengadaan barang, penggunaan software pengadaan barang digital juga dapat memberikan laporan pengadaan yang bebas error. Hal ini dapat terjadi karena seluruh dokumen tersedia dalam bentuk softcopy dan tidak perlu dilihat satu per satu.
